Funktionen

Funktionen der KI-Plattform für die öffentliche Verwaltung

Vier Bereiche greifen ineinander: Wissen erschließen, Arbeit dokumentieren, nach außen kommunizieren und den Betrieb kontrollieren. Diese Seite beschreibt, was Künstliche Intelligenz im Verwaltungsalltag jeweils übernimmt.

Funktionsbereiche

Vier Bereiche, ein System

Die Funktionen sind nicht als Liste gedacht, sondern als Kette: erschließen, dokumentieren, kommunizieren, kontrollieren.

Wissen erschließen

Grundlage ist eine zentrale Wissensbasis, die bestehende Quellen anbindet: Dateiablagen, Webseiten, Confluence, OneDrive und SharePoint. Dokumente bleiben, wo sie heute liegen – eingebunden wird der Bestand, nicht ein neuer Prozess.

Gesucht wird kontextbasiert statt über Schlagwörter: gefunden wird auch die Vorlage, die anders formuliert ist als die Frage. Bei großen Dokumentbeständen ist das der Unterschied zwischen einer Trefferliste und einer Antwort. Was das bei Personalwechsel und unbesetzten Stellen bedeutet, zeigt die Lösung Wissenssicherung bei Personalmangel.

Arbeit dokumentieren

Meeting Notes protokollieren Besprechungen strukturiert und halten Aufgaben, Entscheidungen und offene Punkte getrennt fest. Im Sitzungsdienst ist genau das der Teil, der die meiste Nacharbeit bindet.

Inhalte pflegen die Fachbereiche gemeinsam, statt Zwischenstände in Postfächern und Laufwerken zu vervielfachen: wer eine Information korrigiert, korrigiert sie für alle. Für die Gremienarbeit im Detail: Ratsinformation und Sitzungsdienst.

Nach außen kommunizieren

Der Chatbot für Ihre Website beantwortet Anfragen aus der freigegebenen Wissensbasis – wahlweise ausschließlich daraus, mit Quellenverweis auf das zugrunde liegende Dokument. Er antwortet in der Sprache der anfragenden Person.

Benötigte Angaben erfasst er schrittweise im Gespräch und fragt Fehlendes gezielt nach, statt Antragstellende durch starre Formularfelder zu schicken. Was das an der ersten Anlaufstelle der Verwaltung verändert, beschreibt Bürgerservice und Anliegenmanagement.

Betrieb kontrollieren

Rollen und Zugriffsrechte legen fest, wer welche Inhalte sieht. Private und öffentliche Wissensbereiche sind getrennt, und der externe Chatbot antwortet nur aus dem, was ausdrücklich für ihn freigegeben ist.

Betrieben wird skai verwaltung in der Cloud mit Hosting in Deutschland oder On-Premises in Ihrer eigenen Infrastruktur – gleiches Produkt, gleiche Funktionen. Die Übersicht für IT-Leitung und Datenschutz steht unter Sicherheit und Hosting.

Übersicht

Alle Funktionen im Überblick

Die einzelnen Funktionen im Kurzformat, sortiert von der Wissensbasis bis zum Betriebsmodell.

Semantische Suche

Finden Sie Informationen kontextbasiert statt nur über Schlagwörter – auch über große Dokumentbestände hinweg.

Wissen

Bauen Sie eine zentrale Wissensbasis auf und binden Sie Quellen wie Dateien, Webseiten, Confluence, OneDrive oder SharePoint an.

Meeting Notes

Lassen Sie Besprechungen strukturiert protokollieren und halten Sie Aufgaben, Entscheidungen und offene Punkte nachvollziehbar fest.

Kollaborative Pflege

Fachbereiche pflegen Inhalte gemeinsam, statt Wissen in einzelnen Postfächern und Laufwerken zu verteilen.

Chatbot für externe Kommunikation

Stellen Sie einen Chatbot für Ihre Website bereit, damit Bürgerinnen und Bürger Informationen direkt aus Ihrer Wissensbasis erhalten.

Formularfreie Datenerfassung

Der Chatbot kann benötigte Angaben schrittweise im Gespräch erfassen, sodass Nutzer Informationen natürlich statt in starren Formularfeldern eingeben.

Mehrsprachige Kommunikation

Der Chatbot passt sich an die Sprache der Nutzerinnen und Nutzer an und erleichtert so die Kommunikation mit unterschiedlichen Zielgruppen.

Sicherheit & Compliance

DSGVO-konformes Hosting in Deutschland, klare Rollenrechte und kontrollierter Zugriff auf sensible Verwaltungsinformationen.

Integration in bestehende Systeme

Integrieren Sie skai verwaltung in bestehende Arbeitsumgebungen, damit Teams ohne Systembruch weiterarbeiten.

Flexible Bereitstellung

Wählen Sie das passende Betriebsmodell für Ihre Organisation: Cloud oder On Premises.

Häufige Fragen

Häufige Fragen zu den Funktionen

Die Fragen, die in Gesprächen mit Fachbereichen und IT regelmäßig zuerst kommen.

Kann der Chatbot frei erfundene Antworten geben?

Nein. Er antwortet wahlweise ausschließlich aus der hinterlegten Wissensbasis. Jede Antwort lässt sich über Quellenverweise bis zum zugrunde liegenden Dokument zurückverfolgen.

Welche Quellen lassen sich anbinden?

Dateien und Dokumente, Webseiten, Confluence, OneDrive und SharePoint sowie weitere Dokumentbestände. Vorhandene Systeme werden eingebunden, statt sie abzulösen.

Spricht der Chatbot mehrere Sprachen?

Ja. Chatbot und Telefonbot antworten in der Sprache der anfragenden Person – ohne dass Ihre Verwaltung Übersetzungen vorhalten muss.

Werden auch Gremiensitzungen protokolliert?

Ja, über Meeting Notes. Aufgaben, Entscheidungen und offene Punkte werden getrennt festgehalten, sodass die Nacharbeit einer Sitzung nachvollziehbar bleibt.

Müssen wir bestehende Systeme ablösen?

Nein. Vorhandene Dokumente und Systeme werden angebunden, Teams arbeiten ohne Systembruch weiter. skai verwaltung legt sich über den Bestand, statt ihn zu ersetzen.

Läuft skai verwaltung auch On-Premises?

Ja. Zur Wahl stehen der Betrieb in der Cloud mit DSGVO-konformem Hosting in Deutschland und der Betrieb vollständig in Ihrer eigenen Infrastruktur – gleiches Produkt, gleiche Funktionen.

Bereit für KI-gestütztes Wissensmanagement?

Sehen Sie in einer Demo, wie skai verwaltung Wissen aus Ihren Quellen bündelt und in den Fachbereichen nutzbar macht.

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DSGVO-konformes Hosting in Deutschland