Wissen erschließen
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Das größte Wissensproblem einer Verwaltung ist selten, dass etwas fehlt. Es ist, dass niemand mehr weiß, unter welchem Wort es abgelegt wurde. Die Wissensbasis von skai verwaltung setzt genau dort an: Sie bindet die vorhandenen Bestände ein und findet auch das Dokument, das anders heißt als die Frage.
Die Bestände bleiben, wo sie sind
Eine Quelle ist ein Container für Dokumente, die zusammengehören, und gehört zu genau einem Space. Ihr Typ entscheidet, woher die Inhalte kommen: hochgeladene Dateien und selbst eingegebene Texte, einzelne Webseiten oder ganze Sitemaps, dazu Cloud- und Collaboration-Systeme wie OneDrive, SharePoint, Google Drive, Nextcloud, Confluence, Netzwerk-Freigaben und Azure Blob Storage. Insgesamt sind es über zwanzig Typen.
Beim Hinzufügen verarbeitet skai verwaltung jedes Dokument im Hintergrund: Inhalt extrahieren, in Abschnitte zerlegen, in Vektoren umwandeln und ablegen. Es entsteht kein zweiter Ablageort und kein neuer Pflegeprozess – eingebunden wird der Bestand.
Gesucht wird nach Bedeutung
Eine Stichwortsuche findet, was wörtlich übereinstimmt. Das reicht, solange alle dieselben Begriffe benutzen. In gewachsenen Beständen ist das nie der Fall: Die Nutzungsvereinbarung heißt Überlassungsvertrag, das Bürgerhaus heißt Dorfgemeinschaftshaus.
Die Suche in skai verwaltung arbeitet kontextbasiert. Gefunden wird, was dasselbe meint, auch wenn es anders formuliert ist. Bei großen Dokumentbeständen ist das der Unterschied zwischen einer Trefferliste und einer Antwort.
Antwort mit Fundstelle
Auf eine Frage im Chat folgt keine Linkliste, sondern eine Antwort – und dazu der Verweis auf das Dokument, aus dem sie stammt. Damit bleibt prüfbar, worauf die Auskunft beruht, und der Weg zur Originalstelle ist ein Klick.
Dieselbe Wissensbasis nutzen auch die Experten, der Chatbot auf der Website und die Workflows. Was Sie einmal anbinden, steht allen diesen Stellen zur Verfügung – begrenzt durch den Space, zu dem die Quelle gehört.
Was im Video gesagt wird
Der gesprochene Text des Videos, Abschnitt für Abschnitt.
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Die Vorlage gibt es. Irgendwo im Laufwerk, im Intranet, in einer alten Verfügung.
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Die Suche findet sie nur, wenn Sie genau das Wort treffen, das jemand vor Jahren getippt hat.
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skai verwaltung bindet Ihre Bestände ein, wo sie liegen: Dateiablage, Webseiten, Confluence, SharePoint.
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Gesucht wird nach Bedeutung statt nach Stichwort. Gefunden wird auch die Vorlage, die anders heißt als Ihre Frage.
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Und am Ende steht keine Trefferliste, sondern eine Antwort mit der Stelle, aus der sie stammt.
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Das Wissen Ihres Hauses in skai verwaltung. Mehr dazu auf unserer Website.
Die Funktion Schritt für Schritt
Das ausführliche Tutorial zeigt jeden Klick in der Anwendung.