Funktionen

Funktionen der KI-Plattform für die öffentliche Verwaltung

Vier Bereiche greifen ineinander: Wissen erschließen, Arbeit dokumentieren, nach außen kommunizieren und den Betrieb kontrollieren. Diese Seite beschreibt, was Künstliche Intelligenz im Verwaltungsalltag jeweils übernimmt.

Funktionsbereiche

Vier Bereiche, ein System

Die Funktionen sind nicht als Liste gedacht, sondern als Kette: erschließen, dokumentieren, kommunizieren, kontrollieren.

Wissen erschließen

Grundlage ist eine zentrale Wissensbasis, die bestehende Quellen anbindet: Dateiablagen, Webseiten, Confluence, OneDrive und SharePoint. Dokumente bleiben, wo sie heute liegen – eingebunden wird der Bestand, nicht ein neuer Prozess.

Gesucht wird kontextbasiert statt über Schlagwörter: gefunden wird auch die Vorlage, die anders formuliert ist als die Frage. Bei großen Dokumentbeständen ist das der Unterschied zwischen einer Trefferliste und einer Antwort. Was das bei Personalwechsel und unbesetzten Stellen bedeutet, zeigt die Lösung Wissenssicherung bei Personalmangel.

Arbeit dokumentieren

Meeting Notes protokollieren Besprechungen strukturiert und halten Aufgaben, Entscheidungen und offene Punkte getrennt fest. Im Sitzungsdienst ist genau das der Teil, der die meiste Nacharbeit bindet.

Inhalte pflegen die Fachbereiche gemeinsam, statt Zwischenstände in Postfächern und Laufwerken zu vervielfachen: wer eine Information korrigiert, korrigiert sie für alle. Für die Gremienarbeit im Detail: Ratsinformation und Sitzungsdienst.

Nach außen kommunizieren

Der Chatbot für Ihre Website beantwortet Anfragen aus der freigegebenen Wissensbasis – wahlweise ausschließlich daraus, mit Quellenverweis auf das zugrunde liegende Dokument. Er antwortet in der Sprache der anfragenden Person.

Benötigte Angaben erfasst er schrittweise im Gespräch und fragt Fehlendes gezielt nach, statt Antragstellende durch starre Formularfelder zu schicken. Was das an der ersten Anlaufstelle der Verwaltung verändert, beschreibt Bürgerservice und Anliegenmanagement.

Betrieb kontrollieren

Rollen und Zugriffsrechte legen fest, wer welche Inhalte sieht. Private und öffentliche Wissensbereiche sind getrennt, und der externe Chatbot antwortet nur aus dem, was ausdrücklich für ihn freigegeben ist.

Betrieben wird skai verwaltung in der Cloud mit Hosting in Deutschland oder On-Premises in Ihrer eigenen Infrastruktur – gleiches Produkt, gleiche Funktionen. Die Übersicht für IT-Leitung und Datenschutz steht unter Sicherheit und Hosting.

Workflows

Workflows: wiederkehrende Abläufe laufen von selbst

Ein Workflow ist eine Folge von Schritten, die nach einem Auslöser automatisch abläuft. Er wird auf einer Fläche zusammengesetzt, nicht programmiert, und ist in jedem Account enthalten.

  • Vier Wege, einen Ablauf zu starten

    Jeder Workflow hat genau einen Auslöser: einen Klick, einen Zeitplan, den Aufruf einer Adresse aus einem Ihrer Fachverfahren oder ein Ereignis aus einer angebundenen Anwendung.

    • Zeitplan über einen Cron-Ausdruck mit Zeitzone, etwa für den wöchentlichen Bericht
    • Ereignisse aus Outlook, Microsoft Teams, Jira, Google Calendar und Telegram

  • 17 Bausteine zum Aneinanderhängen

    Zwischen Auslöser und Ergebnis liegen die Knoten: KI-Bausteine, Verzweigungen, Datei- und Dokumentbausteine, Aktionen in angebundenen Systemen sowie ein Codebaustein für Sonderfälle.

    • KI-Bausteine für Klassifizierung, Datenextraktion, Transkription und Websuche
    • Dokumente als PDF, DOCX oder Markdown aus einer Vorlage erzeugen

  • Nichts geht raus ohne Freigabe

    Jede Aktion, die nach außen wirkt, lässt sich an eine Bestätigung binden. Der Ablauf hält an dieser Stelle an; die vorbereiteten Angaben sind einsehbar und änderbar, und erst ein Klick löst sie aus.

    • Ein Abbruch stoppt den Workflow, statt eine halbe Aktion zu hinterlassen
    • Jeder Lauf ist im Nachhinein einsehbar, filterbar nach Fehlern und offenen Freigaben
Meeting Notes

Meeting Notes: aus einer Aufnahme wird ein Protokoll

Eine Audio- oder Videoaufnahme wird transkribiert und zu einem gegliederten Protokoll aufbereitet. Für den Sitzungsdienst ist das der Teil, der sonst die meiste Nacharbeit bindet. Ebenfalls in jedem Account enthalten.

  • Transkript mit Sprechertrennung

    Speech-to-Text mit Trennung der Sprecherinnen und Sprecher, soweit die Tonqualität sie hergibt. Getrennte Mikrofone verbessern das Ergebnis deutlich.

    • Audio als webm, mp3, mp4, ogg, wav und pcm; Video als mp4, mpeg und mov
    • Der Status zeigt, in welcher der vier Verarbeitungsphasen die Aufnahme gerade steht

  • Beschlüsse, Aufgaben und offene Punkte getrennt

    Aus dem Transkript entsteht ein gegliedertes Protokoll mit Kapiteln und einer Informationstabelle, in der die zentralen Aussagen stehen.

    • Eigene Vorlagen legen Kapitelstruktur, Stil und Anweisungen an die KI fest
    • Fotos von Flipcharts und Folien erscheinen an der Zeitstelle, an der sie entstanden sind

  • Vom Protokoll in die Wissensbasis

    Ein fertiges Protokoll lässt sich als Quelle in einen Wissensbereich übernehmen. Danach beantwortet die Suche Fragen daraus, mit Verweis auf die Fundstelle.

    • Fachbegriffe und Eigennamen kommen über das persönliche Glossar richtig geschrieben an
    • Eine App für Android und iOS nimmt die Sitzung direkt auf dem Gerät auf
Übersicht

Alle Funktionen im Überblick

Die einzelnen Funktionen im Kurzformat, sortiert von der Wissensbasis bis zum Betriebsmodell.

Semantische Suche

Finden Sie Informationen kontextbasiert statt nur über Schlagwörter – auch über große Dokumentbestände hinweg.

Wissen

Bauen Sie eine zentrale Wissensbasis auf und binden Sie Quellen wie Dateien, Webseiten, Confluence, OneDrive oder SharePoint an.

Meeting Notes

Lassen Sie Besprechungen strukturiert protokollieren und halten Sie Aufgaben, Entscheidungen und offene Punkte nachvollziehbar fest.

Kollaborative Pflege

Fachbereiche pflegen Inhalte gemeinsam, statt Wissen in einzelnen Postfächern und Laufwerken zu verteilen.

Chatbot für externe Kommunikation

Stellen Sie einen Chatbot für Ihre Website bereit, damit Bürgerinnen und Bürger Informationen direkt aus Ihrer Wissensbasis erhalten.

Formularfreie Datenerfassung

Der Chatbot kann benötigte Angaben schrittweise im Gespräch erfassen, sodass Nutzer Informationen natürlich statt in starren Formularfeldern eingeben.

Mehrsprachige Kommunikation

Der Chatbot passt sich an die Sprache der Nutzerinnen und Nutzer an und erleichtert so die Kommunikation mit unterschiedlichen Zielgruppen.

Sicherheit & Compliance

DSGVO-konformes Hosting in Deutschland, klare Rollenrechte und kontrollierter Zugriff auf sensible Verwaltungsinformationen.

Integration in bestehende Systeme

Integrieren Sie skai verwaltung in bestehende Arbeitsumgebungen, damit Teams ohne Systembruch weiterarbeiten.

Flexible Bereitstellung

Wählen Sie das passende Betriebsmodell für Ihre Organisation: Cloud oder On Premises.

Häufige Fragen

Häufige Fragen zu den Funktionen

Die Fragen, die in Gesprächen mit Fachbereichen und IT regelmäßig zuerst kommen.

Kann der Chatbot frei erfundene Antworten geben?

Nein. Er antwortet wahlweise ausschließlich aus der hinterlegten Wissensbasis. Jede Antwort lässt sich über Quellenverweise bis zum zugrunde liegenden Dokument zurückverfolgen.

Welche Quellen lassen sich anbinden?

Dateien und Dokumente, Webseiten, Confluence, OneDrive und SharePoint sowie weitere Dokumentbestände. Vorhandene Systeme werden eingebunden, statt sie abzulösen.

Spricht der Chatbot mehrere Sprachen?

Ja. Der Chatbot antwortet in der Sprache der anfragenden Person – ohne dass Ihre Verwaltung Übersetzungen vorhalten muss.

Werden auch Gremiensitzungen protokolliert?

Ja, über Meeting Notes. Aufgaben, Entscheidungen und offene Punkte werden getrennt festgehalten, sodass die Nacharbeit einer Sitzung nachvollziehbar bleibt.

Müssen wir bestehende Systeme ablösen?

Nein. Vorhandene Dokumente und Systeme werden angebunden, Teams arbeiten ohne Systembruch weiter. skai verwaltung legt sich über den Bestand, statt ihn zu ersetzen.

Kosten Workflows und Meeting Notes extra?

Nein. Beides gehört zum vollen Funktionsumfang und steckt im Accountpreis, ebenso wie der Chatbot für Ihre Website. Die Konditionen stehen unter Preise.

Läuft skai verwaltung auch On-Premises?

Ja. Zur Wahl stehen der Betrieb in der Cloud mit DSGVO-konformem Hosting in Deutschland und der Betrieb vollständig in Ihrer eigenen Infrastruktur – gleiches Produkt, gleiche Funktionen.

Logo skai

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